Tra gli adempimenti richiesti alle strutture ricettive, vi è l'obbligo di inviare le informazioni sugli alloggiati al portale "AlloggiatiWeb" della Polizia di Stato. Ricordati che la comunicazione va effettuate entro le 24 ore dall'arrivo dei tuoi ospiti.
Scopriamo adesso come configurare la sezione Alloggiati Web di PayTourist in modo da poter effettuare l'invio diretto dei dati dei tuoi ospiti al Portale della Polizia di Stato.
Configurazione account AlloggiatiWeb di tipo standard con invio diretto
Vediamo come configurare un account AlloggiatiWeb di tipo standard, ovvero un account con una sola struttura.
Cliccando alla voce "Alloggiati Web", dal menu di sinistra, selezionerai la voce "Invia Ospiti", come nella foto seguente
Qui, per trasmettere i dati direttamente alla Polizia, tramite PayTourist, devi configurare il tuo account cliccando l'apposito tasto "Procedi e Configura"
A questo punto, proseguirai la configurazione inserendo i dati richiesti, "Utente", "Password" e "WSKey".
I dati "Utente" e "Password", corrispondono alle credenziali utilizzate per accedere alla tua area riservata su AlloggiatiWeb.
Il campo "WSKey", dovrà essere valorizzato inserendo la Chiave Web Services che trovi cliccando sull'omino nell'angolo in alto a destra sul tuo account sul portale AlloggiatiWeb. Dal menu che si aprirà, cliccherai alla voce "Chiave Web Services".
Si aprirà una finestra dalla quale dovrai copiare il codice che dovrai poi incollare su PayTourist nell'apposito campo "WSKey"
ATTENZIONE! Sarà necessario cliccare il tasto "Genera Nuovo Codice" solo la prima volta e se il codice non dovesse essere presente. Una volta generato il primo codice, è importante non cliccare il tasto "Genera Nuovo Codice" nella finestra dove è contenuto il codice da utilizzare per la connessione tramite servizi web. Questo genererebbe una nuova Chiave Web Service. La chiave inserita su PayTourist smetterebbe di funzionare e non sarebbe possibile la trasmissione in remoto. Dovrebbe essere riconfigurato l'account e inserita la nuova WSKey.
Dopo aver inserito le credenziali cliccherai il tasto
Quindi, se le credenziali inserite sono valide, ti basterà confermare cliccando l'apposito tasto (vedi foto) e la tua struttura verrà associata a quella presente sul tuo account AlloggiatiWeb della Polizia di Stato.
Il tuo account è correttamente configurato.
ATTENZIONE! Una volta configurato l'account, per poter trasmettere i dati degli ospiti al portale AlloggiatiWeb, si dovrà effettuare la procedura indicata di seguito. La trasmissione avviene in remoto ma non in automatico. Per avere conferma che i dati siano stati trasmessi correttamente, dovrai attendere la mail di conferma che il sistema ti inoltrerà dopo la trasmissione dei dati al portale della Polizia di Stato.
Compila tutte le informazioni richieste quando effettui un nuovo check in nella sezione "Scheda Polizia & Istat".
Se tutti i dati sono stati compilati, ti basta andare alla voce del menu a sinistra "Alloggiati Web" ➩ "Invia Ospiti" e cliccare su "Arrivi di Oggi" o "Arrivi di Ieri"
Fatto questo potrai trasmettere i dati dei tuoi ospiti al tuo account su AlloggiatiWeb cliccando sul pulsante "Invia Ospiti a PS"
Tutte le informazioni devono essere complete altrimenti il sistema non potrà trasmettere i dati al portale AlloggiatiWeb e non apparirà il pulsante "Invia Ospiti a PS".
Il sistema indica eventuali dati mancanti. Inserisci i dati mancanti e clicca su "Conferma dati Ospite"
Cliccando su "Escludi dall'invio", posto a destra della scheda di un ospite, puoi effettuare la trasmissione solo per alcuni ospiti, escludendo dalla trasmissione ospiti per cui, per esempio, hai già trasmesso il file precedentemente o hai effettuato la registrazione manualmente sul Portale della Polizia di Stato.
Nella lista delle ricevute registrate in "Soggiorni" ➩ "Elenco", potrai avere indicazioni sullo stato della trasmissione al portale AlloggiatiWeb. Cliccando il tasto "Dettagli", posto a destra della ricevuta stessa, per ogni ospite all'interno della prenotazione, verrà indicato lo stato relativo alla trasmissione ad AlloggiatiWeb, ovvero "Escluso dall'invio", "Inviato a PS" o "Invio a PS in Corso"
In ogni caso, potrai considerare la trasmissione come effettuata in maniera corretta, solo dopo aver ricevuto la mail di sistema che ti confermerà l'invio.
Inoltre sarà possibile scaricare le ricevute relativi agli invii effettuati tramite PayTourist, cliccando alla voce "Alloggiati Web" ➩ "Ricevute PS".
Qui, sarà presente l'elenco delle ricevute rilasciate dalla Polizia di Stato per gli invii effettuati tramite PayTourist degli ultimi 30 giorni.
Per indicazioni su come scaricare le ricevute, ti rimandiamo alla nostra guida Ho trasmesso gli ospiti ad AlloggiatiWeb tramite PayTourist. Come posso scaricare le ricevute?
Questa guida si riferisce alla sezione "ps/send" del portale.
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