Integrazione gestionale alberghiero con PayTourist tramite file CSV

Altro strumento per permettere il caricamento rapido dei movimenti dal tuo gestionale alberghiero verso PayTourist, è quello di utilizzare un file CSV realizzato dalla tua software house secondo le seguenti specifiche. Questo formato è solitamente disponibile in tutti i gestionali alberghieri ed è di facile implementazione.

Specifiche tecniche del file CSV

Per ciascun ospite andrà generata una riga contenete i campi presenti nella prima colonna di sinistra e delimitati da virgola. I campi facoltativi andranno lasciati vuoti e comunque delimitati da virgola.

E' possibile caricare in un unico file i movimenti di più strutture, semplicemente utilizzando il campo codice licenza della struttura cui si riferiscono qui dati movimenti.

Contenuto di ciascuna riga

Ecco un esempio di valori campi minimi obbligatori, separati da virgola, per generare un file idoneo.

1,Mario,Rossi,10/04/2020,17/04/2020,,BBBA000110-0003,

Il primo campo "Group" è essenziale quale metodo per raggruppare tra di loro i vari ospiti.

Potrebbe riferirsi al numero di prenotazione, al numero di fattura/ricevuta, al numero di camera del vostro gestionale, al numero di piazzola, ad un gruppo di familiari o di membri, etc.. Insomma questo campo è assai utile per raggruppare gli ospiti secondo un criterio tipico applicato da ciascuna struttura ricettiva. 

Ricordatevi che per ciascun Group ID verrà emessa una ricevuta all'interno di PayTourist contenente le informazioni contabili di tutti gli ospiti appartenenti al gruppo.

Esempio creiamo 3 gruppi, per comodità visualizziamo solo i primi tre campi (Group, Name e Surname).  Nel primo gruppo è presente Mario Rossi e Gino Ricci, nel secondo sono presenti Luisa Bianchi e Daniele Viola e nell'ultimo gruppo Alessandra Barbera.

GROUP

NAME

SURNAME

G1

Mario

Rossi

G1

Gino

Ricci

G2

Luisa

Bianchi

G2

Daniele

Viola

G3

Alessandra

Barbera

In questo esempio verranno dunque generate 3 ricevute di pagamento

ID riduzione/esenzione Comune

Per attribuire la riduzione o l'esenzione, è necessario inserire dei codici specifici differenti da comune in comune. Rimandiamo alla lista degli ID per comune: ID riduzioni/esenzioni.

Limiti al contenuto del file

Per ciascun Gruppo univoco verrà generato uno specifico soggiorno con relativa ricevuta.

Attenzione! Ciascun file potrà contenere al massimo:

- 200 Gruppi Univoci;

- 160 Ospiti per Gruppo;

- Non è possibile importare file con soggiorni in cui gli ospiti siano già partiti da 7 giorni rispetto alla data di caricamento del file;

Valorizzazione Campo Importo Pagato

Il campo importo pagato "Amount Paid" risulta sempre obbligatorio, ma qualora non lo si volesse comunicare basta inserirlo a zero.

Nel caso però di imposta calcolata in percentuale in base al prezzo pagato, e per fascia di prezzo, tale valore deve essere presente con valore diverso da zero e maggiore di 10.

L'importo pagato corrisponde al prezzo pagato dall'ospite per l'intero pernottamento, dalla data di arrivo fino al giorno della partenza.

Attenzione! Se l'importo pagato viene valorizzato per uno solo degli ospiti raggruppati per "GROUP", il sistema considererà questo valore valido per tutta l'intera prenotazione.

ESEMPIO

G1,Mario,Rossi,15/03/2020,22/03/2020,112.45,.......................
G1,Gino,Ricci,15/03/2020,22/03/2020,,........................

Totale prenotazione per Mario Rossi e Gino Ricci -> € 112,45

Se invece per ciascun ospite appartenete al medesimo "GROUP" viene indicato uno specifico prezzo il sistema sommerà gli importi di ciascun ospite per ottenere l'importo totale.

G1,Mario,Rossi,15/03/2020,22/03/2020,112.45,.................
G1,Gino,Ricci,15/03/2020,22/03/2020,73.80,...................

Totale prenotazione per Mario Rossi e Gino Ricci -> € 186,25

E' pertanto opportuno che definiate fin dall'inizio se comunicare i singoli importi per ciascun ospite o l'importo totale di ciascuna prenotazione attribuendolo direttamente a ciascun ospite principale, seguendo la logica fin qui descritta.

Valorizzazione Campo Email

Attenzione! Valorizzando il campo email il cliente riceverà la ricevuta relativa all'imposta di soggiorno versata e verrà anche inviato il questionario di gradimento sui servizi turistici, in modo da poter ricevere le recensioni. Assicurarsi in questo caso che il modulo recensioni sia stato attivato e che gli ospiti siano stati adeguatamente informati in merito.

Consigli & Buone Pratiche

Consigliamo di sincronizzare le informazioni giornalmente alla partenza dei vostri ospiti:

Ti basta creare un file che contenga tutti i movimenti relativi alle partenze del giorno e raggruppando gli ospiti in base a come preferisci che vengano emesse le ricevute su PayTourist (ad esempio potresti usare l'id room del tuo gestionale, oppure il numero di fattura del tuo gestionale, o ancora il numero della prenotazione).

Se non vuoi raggruppare gli ospiti puoi sempre indicare ciascun ospite con un ID GROUP univoco e tutti gli ospiti verranno caricati come ospiti singoli. In questa ipotesi verrà emessa una ricevuta per ciascun ospite.

Scarica Esempio File Movimenti CSV

G1,Mario,Rossi,15/03/2020,22/03/2020,112.45,BBBA000110-0003,1,06/01/2016,0,0,100000100,419087015,100000100,419087015,100000100,emailospite1@gmail.com,,1
G1,Gino,Ricci,15/03/2020,22/03/2020,73.80,BBBA000110-0003,1,06/02/2016,0,8,100000100,419087015,100000100,419087015,100000100,emailospite2@gmail.com,,1
G2,Luisa,Bianchi,18/03/2020,22/03/2020,50.00,APBA000103-0003,2,06/03/1980,0,0,100000100,419087015,100000100,419087015,100000100,,1745,0
G2,Daniele,Viola,18/03/2020,22/03/2020,89.90,APBA000103-0003,1,05/09/1954,0,3,100000100,419087015,100000100,419087015,100000100,emailospite4@gmail.com,,1
G3,Alessandra,Barbera,19/03/2020,22/03/2020,74.90,APBA000104-0003,2,07/09/1981,1,0,100000100,419087015,100000100,419087015,100000100,emailospite5@gmail.com,1751,1 

Questa guida si riferisce alla sezione "ps/import" del portale.