Integrazione gestionale alberghiero con PayTourist tramite file tracciato record TXT

Un metodo semplice per il caricamento rapido dei movimenti dal tuo gestionale alberghiero verso PayTourist, è quello di utilizzare un file tracciato record realizzato dalla tua software house secondo le seguenti specifiche.

Il file tracciato record txt è stato costruito ricalcando il più possibile il formato del file di Alloggiati Web, al fine di semplificare il lavoro di integrazione e renderlo ancora più rapido.

Specifiche tecniche tracciato record TXT 

Ciascuna riga è composta da 196 caratteri + il carattere di a capo a fine riga (LF).

La prima riga di apertura deve contenere il codice licenza della struttura (15 caratteri es. APBA000102-0003 + 181 spazi vuoti + carattere a capo). E' possibile caricare in un unico file i movimenti di più strutture, semplicemente utilizzando alla riga di pre-apertura il codice licenza della struttura cui si riferiscono i movimenti che seguiranno subito dopo.

Contenuto di ciascuna riga

N.B. Per i campi facoltativi sostituire il valore con corrispondenti spazi vuoti. 

Attenzione, valorizzare i campi "ID portale Online" ed "Importo Incassato da Portale" solo se il Comune ha abilitato la riscossione con uno specifico portale online, altrimenti fermarsi al totale caratteri 196.

Valorizzazione Campo Importo Pagato

Nel caso di imposta fissa per giorno tale valore è facoltativo. Qualora invece l'imposta di soggiorno fosse in percentuale rispetto all'importo pagato, il campo deve essere valorizzato e risulta dunque obbligatorio.

L'importo pagato corrisponde al prezzo pagato dall'ospite per l'intero pernottamento, dalla data di arrivo fino al giorno della partenza.

Attenzione! Se l'importo pagato viene valorizzato per i soli ospiti di tipo alloggiato 16, 17 e 18, il sistema considererà questo valore valido per tutta l'intera prenotazione (esempio: se viene indicato all'interno del file, alla riga del solo ospite di tipo 18 l'importo di € 150 e subito dopo due alloggiati di tipo 20, il sistema considererà che in totale tre persone hanno pagato per il soggiorno il prezzo di € 150 ).

Se invece per ciascun ospite viene indicato uno specifico prezzo il sistema sommerà gli importi di ciascun ospite per ottenere l'importo totale (esempio: se viene indicato all'interno del file, alla riga dell'ospite di tipo 18 l'importo di € 150 e subito dopo due alloggiati di tipo 20 con gli importi rispettivamente di € 100, ed € 80, il sistema considererà che in totale le tre persone hanno pagato per il soggiorno il prezzo di € 330 ).

E' pertanto opportuno che definiate fin dall'inizio se comunicare i singoli importi per ciascun ospite o l'importo totale di ciascuna prenotazione attribuendolo direttamente a ciascun ospite principale, seguendo la logica fin qui descritta.

Valorizzazione Campo Email

Attenzione! Valorizzando il campo email il cliente riceverà la ricevuta relativa all'imposta di soggiorno versata e verrà anche inviato il questionario di gradimento sui servizi turistici, in modo da poter ricevere le recensioni. Assicurarsi in questo caso che il modulo recensioni sia stato attivato e che gli ospiti siano stati adeguatamente informati in merito.

ID riduzione/esenzione Comune

Per attribuire la riduzione/esenzione, è necessario inserire dei codici specifici differenti da comune in comune. Rimandiamo alla lista degli ID per comune: ID riduzioni/esenzioni.

Limiti al contenuto del file

Per ciascun ospite di tipo Ospite Singolo, Capo Famiglia o Capo Gruppo, (Cod. Polizia 16, 17, 18) verrà generato uno specifico soggiorno con relativa ricevuta.

Attenzione! Ciascun file potrà contenere al massimo:

- 200 Ospiti Tipo Alloggiato 16, 17 oppure 18;

- 160 Ospiti Tipo Alloggiato 19 oppure 20, associati ai loro rispettivi Capo Famiglia o Capo Gruppo;

- Non è possibile importare file con soggiorni in cui gli ospiti siano già partiti da 7 giorni rispetto alla data di caricamento del file;

Esempio: Un file contenente (1 alloggiato tipo 17 e 160 alloggiati tipo 19) + (1 alloggiato tipo 18 e 160 alloggiati tipo 20) genererà:

- 1 Soggiorno con 1 ospite principale di tipo capo famiglia + 160 familiari;

- 1 Soggiorno con 1 ospite principale di tipo capo gruppo + 160 membri; 

Consigli & Buone Pratiche

1) Se volete sincronizzare le informazioni giornalmente all'arrivo dei vostri ospiti:

Consigliamo di creare un file che contenga tutti i movimenti raggruppati in base agli arrivi del giorno, esattamente come il file di alloggiati web, con il vantaggio di poter da subito specificare eventuali riduzioni.

Scarica Esempio File Tracciato Record TXT

2) Se volete sincronizzare le informazioni giornalmente alla partenza dei vostri ospiti:

Consigliamo di creare un file che contenga tutti i movimenti raggruppati in base alle partenze del giorno. Questa soluzione potrebbe essere utile quando la struttura è soggetta a molti prolungamenti di soggiorno; poiché i file vengono caricati su PayTourist al check-out degli ospiti, il soggiorno risulta già terminato e non è quindi soggetto ad ulteriori cambiamenti.

Qualora non si volessero raggruppare gli ospiti, è possibile indicare tutti gli ospiti come ospiti singoli (codice alloggiato tipo 16). In questa ipotesi le date di arrivo degli ospiti per ciascuna riga potrebbero essere diverse le une dalle altre, ma ciò non comporta problemi di sorta.

Scarica Esempio File Tracciato Record TXT - Ospiti Singoli

Questa guida si riferisce alla sezione "ps/import" del portale.